Waar moet u aan denken bij opstellen van een kantoor RI&E?

Als werkgever mag u zelf een RI&E uitvoeren. De vraag of u de RI&E zelf doet of dat u er een externe deskundige bijhaalt laat ik open. Wel wil ik de opmerking plaatsen dat als u een vraag hebt of twijfelt bel mij even. Als u een RI&E opstelt of dat laat doen moet deze wel aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen. Hier ga ik een ander artikel op in.

In dit artikel wil ik u meennemen langs een aantal aandachtspunten waar u aan moet denken bij het opstellen van een RI&E voor een kantoor omgeving.

Om te beginnen:

Wie is er verantwoordelijk?

De werkgever draagt altijd de verantwoordelijkheid voor de RI&E, hij kan welk een externe deskundigen om hulp vragen. Let op dat bij het opstellen alle taken aan een verantwoordelijke worden toegewezen. Losse acties zonder naam/ functie kan dus niet. 

Wie gaat het uitvoeren?

Bij grotere organisaties zijn meerdere mensen betrokken bij de uitvoering van de RI&E. Een effectief team bestaat uit:

1. Arboprofessional: Specialist in arbeidsomstandigheden die risico's identificeert en beoordeelt.

2. Preventiemedewerker(s): Helpen bij het opsporen en aanpakken van veiligheids- en gezondheidsrisico's binnen de organisatie.

3. Hoofd Bedrijfshulpverlening: Coördineert en traint het BHV-team en evalueert noodprocedures.

4. Leidinggevende: Personen met operationele verantwoordelijkheid die inzichten bieden over dagelijkse gang van zaken en risico's op de werkvloer.

Externe deskundigen kunnen ook worden ingeschakeld om het team te ondersteunen met objectieve feedback, het voorkomen van bedrijfsblindheid en het leveren van aanvullende expertise.

Overleg met medezeggenschap of ondernemingsraad

U bent verplicht om de personeelsvertegenwoordiging te informeren over het opstellen van de RI&E en hun instemming te vragen. Het is verstandig om in een vroeg stadium overleg te plegen met de Ondernemingsraad (OR) over de uitvoering van de RI&E. Vaak beschikt de OR al over meer informatie, wat bijdraagt aan de kwaliteit van de RI&E en het komt de draagkracht voor de uitvoering ten goede.

Maak een planning

Maak een duidelijke planning voor het hele RI&E proces. Een heldere planning voor het volledige RI&E-proces zorgt ervoor dat alle betrokkenen zich bewust zijn van hun taken en verantwoordelijkheden. Door specifieke deadlines te stellen, worden mensen aangemoedigd om tijd vrij te maken voor dit project naast hun reguliere werkzaamheden. Het is daarom van belang om de volgende zaken vast te leggen:

- Vaste overlegmomenten: Bepaal de frequentie en tijdstippen van overleg met het projectteam, de Ondernemingsraad (OR) en eventueel de directie.

- Stadia van het RI&E-proces: Definieer de deadlines voor het afronden van elk stadium van het opstellen van de RI&E, inclusief de informatievergaring, risico-inventarisatie, risico-evaluatie en het opstellen van het plan van aanpak.

- Afronding van de gehele RI&E: Stel een deadline vast voor de voltooiing van de volledige RI&E.

- Toetsing van het plan: Bepaal de datum waarop het plan wordt getoetst en stel een deadline in voor eventuele aanpassingen.

Het is belangrijk om het volledige tijdschema vast te stellen voordat u doorgaat naar de volgende stap. Hoewel data en deadlines later kunnen worden bijgesteld, is het cruciaal om een algemene tijdsindicatie voor de RI&E vast te leggen. 

Informeer de werknemers in uw organisatie

Stel werknemers op de hoogte van het opstellen van de RI&E. Laat hen de volgende zaken weten: 

1. Wie gaat de RI&E opstellen?
2. Wie gaat de RI&E uitvoeren?
3. Wat is de planning van het opstellen van de RI&E? 
4. Op welke manier worden de medewerkers betrokken?

Zo bereidt u ook de werknemers in uw onderneming voor op het uitvoeren van de RI&E dat u nu aan het opstellen bent. 

Informatievergaring 

Eén van de eerste stappen in de uitvoer van de RI&E is het verzamelen van informatie. Doe uw voordeel met de informatie die al in uw organisatie aanwezig is. Hierbij kunt u denken aan: 

• algemene bedrijfsgegevens; 
• samenstelling werknemersbestand; 
• informatie  over werktijden; 
• informatie over bedrijfsongevallen; 
• informatie over het ziekteverzuim; 
• informatie over (vermoede) beroepsziekten; 
• informatie over arbeidsongeschiktheid en WAO/WIA-instroom; 
• documentatie met betrekking op uw arbobeleid; 
• registers van toxisch en kankerverwekkende stoffen; 
• informatie over uw brancheorganisatie; 
• de arbocatalogus van uw branche of sector; 
• productinformatie van leveranciers; 
• eerdere rapporten van de Arbeidsinspectie; 
• eerder opgestelde RI&E’s 

Informatie compleet maken 

Nadat u de bestaande informatiebronnen heeft verzameld, kunt u mogelijk nog aanvullende informatie nodig hebben. Neem de tijd om deze aanvullende gegevens te verzamelen. U kunt veel aanvullende informatie krijgen van uw arbodienst, maar vergeet ook niet uw werknemers te raadplegen. Een bedrijfsbrede enquête kan bijvoorbeeld veel (kleinere) problemen aan het licht brengen die anders over het hoofd worden gezien. Dit kunt u vaak ook combineren met een medewerkers tevredenheid onderzoek.

Maak een overzicht van de verschillende werkzaamheden in uw organisatie 

Stel vast welke werkzaamheden worden uitgevoerd. Stel het overzicht bij voorkeur per team of afdeling op. 

Maak hiervoor een ronde door uw organisatie en stel het volgende vast: 
1. maak een overzicht van de soorten werkzaamheden; 
2. geef aan welke werknemers deze werkzaamheden uitvoeren; 
3. geef aan hoeveel werknemers deze werkzaamheden uitvoeren; 

Heeft u branche specifieke werkzaamheden waardoor uw bedrijf net even anders is dan kunt u bij uw brancheorganisatie hier informatie over inwinnen.

Breng de risico’s in kaart 

Vervolgens maakt u een overzicht van de risico's waaraan werknemers worden blootgesteld. Bij het in kaart brengen van deze risico's en het opstellen van het overzicht, let u op de volgende aspecten:

• De risico's die voortkomen uit de werkomgeving, inclusief specifieke ruimtes binnen het bedrijfspand.
• De risico's die inherent zijn aan elk van de werkzaamheden.
• De extra risico's die bepaalde groepen werknemers lopen, zoals ouderen, zwangere medewerksters, arbeidsgehandicapten, jongeren, vakantiewerkers, thuiswerkers of deeltijders.
• Beleidsmatige risico's, zoals risico's die voortkomen uit voorlichting, werkdruk of leiderschapsstijlen.

Evaluatie van de gevonden risico’s 

1. Nadat u de risico's van de onderneming in kaart heeft gebracht, is het belangrijk om ze te beoordelen en te rangschikken naar prioriteit. Beoordeel in welke mate de risico's daadwerkelijk gevaar opleveren voor uw werknemers. Hierbij moet u letten op drie factoren:
2. Hoe groot kunnen de gevolgen zijn als het misgaat? 
3. Hoe vaak komt een risico voor binnen uw organisatie? 
4. Hoeveel werknemers hebben met dit risico te maken? 

U kunt voor elk van deze factoren per risico punten toekennen, bijvoorbeeld op een schaal van één tot tien of een verdeling van één tot en met drie. Het meest dreigende risico komt dan bovenaan te staan, terwijl het kleinste risico onderaan staat.

Kenmerken grote risico’s 

• Ernstige gevolgen als het misgaat. 
• De kans op misgaan of daadwerkelijk misgaan van dit risico doet zich regelmatig voor. 
• Veel werknemers worden beïnvloed door de gevolgen van dit risico bij misgaan. 

Kenmerken kleine risico’s 

• Het risico heeft minder ernstige of kleine gevolgen. 
• Een kleine groep werknemers loopt risico als een situatie zich voordoet. 

Betrek de medezeggenschap 

Zodra u een lijst van risico's heeft opgesteld op volgorde van prioriteit, is het belangrijk om contact op te nemen met de Ondernemingsraad (OR) of de Personeelsvertegenwoordiging (PVT) van uw organisatie. Leg de leden uw lijst voor en vraag of ze het eens zijn met de beoordeling en prioritering. Vraag ook om suggesties en neem de tijd om hierover te overleggen en indien nodig uw lijst aan te passen.

Prioriteit Arbowet 

Als uw organisatie op een aantal punten niet voldoet aan de eisen uit de Arbowetgeving, is het essentieel om deze zo snel mogelijk op te lossen. Deze punten moeten hoog op uw risicolijst staan.

Stel een plan van aanpak op 

Als u alle risico's heeft geëvalueerd, stelt u vast welke risico's u wilt aanpakken. Hiermee gaat u een plan van aanpak opstellen. Bepaal per risico:

1. Welke maatregelen u wilt nemen om het risico terug te dringen.

2. Op welke termijn u deze maatregelen wilt uitvoeren.

3. Wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de maatregelen.

4. Bepaal eventueel ook wie toezicht houdt op de uitvoering van deze maatregelen.

Heeft u vragen plan dan een afspraak in of bel mij op.